Asistanı yayına aldıktan sonraki ilk hafta
Kurulum bir saatte biter, asıl iş ilk hafta yapılır. Gün gün neye bakmalı?
Bir sesli asistanı kurmak kolaydır. İyi çalışır hâle getirmek ise ilk haftadaki küçük düzeltmelere bağlıdır. Aşağıdaki sıra, ilk günlerde nereye bakacağınızı gösterir.
1. gün: yalnızca mesai dışı
Asistanı önce yalnızca mesai dışında devreye alın. Risk düşüktür; bu aramalar zaten cevapsız kalıyordu. Ertesi sabah tüm dökümleri okuyun.
2. ve 3. gün: eksik bilgiyi tamamlayın
Asistanın “bu bilgiye sahip değilim” dediği soruları listeleyin. Bunların çoğu bilgi tabanına eklenecek iki üç satırdır: otopark var mı, hangi kartlar geçiyor, pazar açık mısınız.
4. gün: devirleri inceleyin
Ekibinize devredilen aramalara bakın. Gereksiz devir varsa kuralı gevşetin. Devredilmesi gerekirken asistanın sürdürdüğü bir arama varsa kuralı sıkılaştırın.
5. gün: mesai içi
Mesai içinde “yanıtsızda yönlendir” ayarına geçin. Telefon önce sizde çalar, açamazsanız asistan devralır.
6. ve 7. gün: sayılara bakın
- Kaç arama geldi, kaçı asistan tarafından tamamlandı?
- En sık sorulan beş soru ne?
- Ortalama arama süresi beklediğiniz gibi mi?
Yapmayın
İlk gün kayıt değiştiren işlemleri açmayın. Önce sorgulama ile başlayın: takvime bakmak evet, randevu silmek henüz değil. Güven oluştukça yetkiyi artırın.
Haftanın sonunda
Talimatınız muhtemelen ilk hâlinden beş altı satır farklıdır ve bilgi tabanınıza on kadar madde eklenmiştir. Bu normaldir. Bundan sonra haftada bir, on beş dakikalık bir gözden geçirme yeterlidir.