Arama kaydı ve KVKK: başlamadan önce bilinmesi gerekenler
Görüşmeleri kaydeden bir asistan kullanacaksanız aydınlatma, saklama süresi ve erişim konularını baştan planlayın.
Bu yazı genel bilgi içindir, hukuki danışmanlık değildir. Kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.
Telefon görüşmesinin ses kaydı ve dökümü kişisel veridir. Asistan kullansanız da kullanmasanız da, kayıt alıyorsanız bazı yükümlülükleriniz vardır. Yapay zekâ asistanı bu yükümlülükleri değiştirmez, yalnızca daha görünür kılar.
Aydınlatma
Arayan, görüşmenin kaydedildiğini ve bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunu aramanın başında öğrenmelidir. Kısa bir cümle yeterlidir. Ayrıntılı aydınlatma metni web sitenizde durur ve istenirse SMS ile gönderilir.
Yalnızca gerekeni toplayın
Randevu için ad, telefon ve tercih edilen saat yeterlidir. T.C. kimlik numarası, sağlık geçmişi ya da kart bilgisi gibi veriler, gerçekten gerekmedikçe telefonda sorulmamalıdır. Talimatta bunu açıkça sınırlayın.
Saklama süresi
“Süresiz” bir saklama süresi değildir. Kayıtları ne kadar tutacağınıza işin gereğine göre karar verin ve süre dolduğunda silin. Çoğu işletme için birkaç ay yeterlidir.
Erişim
Kayıtlara kimin erişebildiğini bilin. Her çalışanın her aramayı dinlemesi gerekmez. Rol tanımlayın, ayrılan çalışanın erişimini kapatın.
Dış arama ayrı bir konu
Müşterinizi siz arıyorsanız, aramanın niteliği önem kazanır. Mevcut bir siparişle ya da randevuyla ilgili bilgilendirme ile tanıtım amaçlı arama aynı kurallara tabi değildir. Ticari ileti niteliğindeki aramalar için izin ve İYS kaydı gerekir.
Kısa bir kontrol listesi
- Arama başında kayıt bildirimi açık mı?
- Aydınlatma metni yayında ve güncel mi?
- Saklama süresi tanımlı mı?
- Erişim rolleri gözden geçirildi mi?
- Hizmet sağlayıcınızla veri işleme sözleşmeniz var mı?